Систематизируем, расхламляем и контролируем: лайфхаки правильного хранения документов и книг

Сегодня вместе с экспертом московского агентства организации пространства «ProПорядок» Еленой Шило мы поговорим о правилах хранения документов и книг.

Почему же правильная организация документов и книг так важна?

Во-первых, многие ценные документы требуют бережного хранения вдали от посторонних глаз. Во-вторых, утеря или порча документов может обернутся довольно затруднительной процедурой их восстановления. В-третьих, некоторые форс-мажорные ситуации, например, пожар, требуют немедленной капитуляции из помещения, а если документы находятся в разных местах или неизвестно где, то велик риск остаться без них.

Три главных вопроса: 

1. Как создать удобную систему хранения, для того, чтобы в нужный момент быстро найти необходимый документ? 

2. Как научиться контролировать вход-выход различной корреспонденции в дом? 

3. Как научиться принимать решения о хранении или утилизации тех или иных документов? 

Шаг 1: сортировка

Для начала разделите документы на основные категории, они достаточно условные и у многих — индивидуальные. Например, личное, недвижимость, медицина или прочее. 

Шаг 2: расхламление

Процесс непростой и энергозатратный, однако только в самом начале. Важно проверить документы на актуальность, у всего есть свой срок хранения. Документы — это та категория вещей, где порядок особенно важен. Если ваши архивы будут переполнены бумажками с истекшим сроком хранения, поддерживать порядок станет сложнее. Однозначно отправляем в мусорное ведро просроченные гарантии и купоны, руководства по эксплуатации той техники, которую вы уже не используете. Выкиньте также рекламные буклеты, каталоги и листовки. Важно отметить, что если среди просроченных документов встречаются те, что являются носителями ваших персональных данных, то лучше их уничтожить с помощью измельчителя бумаги, шредера. Если такого канцелярского зверя у вас нет, то стоит их просто мелко порвать или порезать. Остальные документы просто сдайте в макулатуру или выбросите. В наше время хранить инструкции к используемой технике совершенно необязательно, все можно найти онлайн и даже с видеообзором. 

Однако, если вы переживаете, что в нужное время интернета под рукой не окажется, то используйте следующий лайфхак. Так, чаще всего инструкции — это талмуды с информацией на разных языках, поэтому, если вы — не лингвист, то вырежете только ту часть, которая описывает необходимые вам процессы на русском языке, скрепите листочки степлером и уберите в файл. Так вы избавитесь от лишнего объема и ненужной бумаги в ящиках.

Шаг 3: детальная сортировка

Главные категории разделите на более мелкие. Например, вы можете разделить по категориям основные документы: квартира, транспорт и так далее. Также можно провести сортировку по членам семьи: медицинские, рабочие и прочие. 

Несколько советов, которые помогут вам сэкономить время: сделайте несколько копий основных документов и положите их совместно с оригиналами. Так, каждый раз, когда вам понадобятся копии документов, не придется тратить время на их сканирование и печать. 

Шаг 4: хранение документов

Вариантов хранения — великое множество: классические папки с файлами, папки-файлы с несколькими отделениями, подвесные папки для картотеки, пластиковые папки-боксы, папки на кнопке или папки-зиплок. Выбирайте то, что подходит и нравится именно вам.

Не стоит забывать про маркировку, она важна, чтобы быстро ориентироваться в папках или файлах. Принтер этикеток или просто скотч с бумагой вам отлично вам помогут обозначить категории документов на папках.

Хранить документы лучше всего вертикально, это позволяет сразу найти нужную бумагу и не копаться на дне коробки. Если же папки с файлами не хотят стоять в вертикальном положении и постоянно заваливаются в коробке, то используйте лоток-сортер для бумаг, поместив его прямо в коробку. 

Шаг 5: находим место для размещения документов

Варианты могут быть любыми, главное — легкодоступными для вас и труднодоступными для детей и животных. 

Теперь ваши документы организованы и единственное, что остается — это поддерживать порядок! Как? Ежедневно разбирайте входящие документы и почту сразу же при получении и все ненужное сразу выбрасывайте. А также устраивайте разбор документов раз в год — обязательно! 

Хранение книг

Данная категория вещей также заслуживает бережного хранения. Как и с документами, сортировка книг тоже важна. Иначе есть риск закопаться в огромном количестве литературы, и во время очередного похода в магазин случайно купить дубликат того произведения, которое уже стоит у вас на полке. 

Есть несколько вариантов сортировки: в алфавитном порядке, по авторам и жанрам, а также по названию и так далее. Имеет смысл разместить детские книги пониже, а взрослые — повыше. Классическое размещение книг — это полки любых стеллажей или шкафов. Если книг не так уж и много, то в качестве декора на полке можете использовать ограничители для книг. Они бывают как простые, пластиковые, так и декоративные. 

Выбирайте то, что вам по душе. И пусть в ваших документах и книгах будет всегда порядок!